ARBEIDSMEDIATION EN CONFLICTMANAGEMENT

ARBEIDSMEDIATION

VERZUIMKOSTEN VERMINDEREN EN CONFLICTEN VOORKOMEN

 

Terug naar de werkvloer en de bijwerkingen

Verzuim verhoudt zich naast de ergernis over het verzuim met de kosten die ziekte in een bedrijf met zich meebrengt. Deze kosten zijn afhankelijk van de bedrijfsomvang, het gemiddelde loon, het verzuimpercentage en de indirecte kosten binnen de organisatie. De mogelijke impact bij de externe klant is dan nog niet meegerekend. Al snel lopen de kosten op tot maar liefst 3 keer de bruto loonkosten. Voor kleinere bedrijven is zelfs de bedrijfscontinuïteit een bijkomend risico. Alhoewel het verzuimpercentage per sector verschilt, loopt het gemiddelde percentage met de terugkeer naar de werkvloer gestaag op.

Tot 2021 kwam naar eigen schatting van de werknemers en naar signalering door de bedrijfsarts ruim 20% (deels) voort uit omstandigheden op het werk; een conflict met één of meer directe collega’s, direct leidinggevende of met de werkgever. De individuele verzuimfrequentie en frequente kortdurende verlofaanvragen kunnen hierbij belangrijke indicatoren zijn. In de sector zorg en welzijn is het verzuimpercentage al gestegen ruim boven de 7% en dit percentage is exclusief werknemers die in thuisquarantaine zitten of wachten op een covid19-testuitslag.

Onderzoeken verwijzen naar de gemiddelde verzuimkosten die geschat worden op ruim € 27.000,- per cases. Vele malen hoger zijn de kosten die het totale verzuim met zich mee brengt; o.a. slechte sfeer, verminderde productie en vervangingskosten.

 

Conflictverzuim

Wat kun je daar als werkgever tegen doen? Een verzuimbureau inhuren is bekend. Je verzekeraar actief inschakelen is gedaan. Echter, in de praktijk blijkt dat wanneer er geen conflictbeleid is binnen het bedrijf, ook de ergernis rondom het verzuim leidt tot escalatie. Met als gevolg dat er conflicten ontstaan over het ontstaan van het verzuim. Dit leidt tot extra klachten zoals stress en burn-out en wat als deze klachten worden toegekend aan slecht werkgeverschap? Is er dan sprake van ziekte vanwege een conflict? Hoe kom je bij de essentie zonder dat de eigen ergernis en tegenstrijdige belangen je belemmeren bij het oplossen?

 

Escalatie door verzuim

Blijft een werknemer ziek thuis door spanningen en conflicten op het werk dan ontstaan er meestal nog meer klachten. Ook binnen het bedrijf ontstaat in de hoofden van belanghebbenden en collega’s een gedachte over het ziekteverzuim van de medewerker en over het gedrag van eventuele betrokkenen. Het conflict wordt groter en krijgt greep op de organisatie. En doordat de medewerker niet meer fysiek aanwezig is, is de dialoog gestopt. Communicatie krijgt vervolg via de e-mail en werkt escalatie en verjuridisering van de kwestie in de hand.

 

Preventie

Om in organisaties conflicten te managen is conflictbeleid essentieel. Hiermee kunnen conflicten worden voorkomen en bestaande conflicten worden omgezet naar verbeteringen en kansen. Conflictbeleid draagt ertoe bij dat conflicten constructief worden gemaakt, doordat knelpunten en misstanden in beeld zijn waardoor conflicten kunnen worden voorkomen. Verzuimbeleid en conflictbeleid samen zijn hiermee belangrijke pijlers voor een effectieve HRM strategie.

 

Conflictbeleid

Het opsporen van mogelijk (toekomstig) verzuimrisico is onderdeel van de preventieve maatregelen. Hiermee kun je de psychosociale belasting terugdringen (conflict, werkdruk en werkstress). Het opsporen betekent een actieve houding van de werkgever om (verborgen) conflicten boven tafel te krijgen. Immers, lang niet alle conflicten worden gecommuniceerd; veel gaat schuil onder spannings- en vermoeidheidsklachten. Duidelijke afspraken hoe met een conflictueuze beleving en/of – gebeurtenis om te gaan leidt tot verbeterd gedrag en daarmee tot positievere gevolgen voor de werknemer en de organisatie. Dit doe je door gerichte interventies voordat standpunten de kans krijgen zich te verharden. Een traditioneel verzuimbegeleidingssysteem is daarmee als mosterd na de maaltijd en niet geschikt.


 

Bespreek de signalen persoonlijk door actief te luisteren en samen betekenis te geven aan de zachte factoren.

“Ik wil meer hybride werken, deels thuiswerken is me goed bevallen.”

Een signaal van conflict en conflictvermijding? Wat is het belang en de zorg van de medewerker in de onderstroom?


 

Belangen en zorgen

Als leidinggevende of HR functionaris is het een uitdaging om door de werknemer als neutraal te worden gezien. De verwachting van de werknemer is meestal dat de organisatiedoelen bepalend zijn voor de uitkomst van het gesprek. Een bemiddelend gesprek zelf uitvoeren loopt daarmee in 8 van de 10 gevallen uit op escalatie. Niet altijd meteen zichtbaar en de rekening komt vaak pas later. De cirkel is dan rond; ergernis, weerstand en een langer of terugkerend verzuim. Verzuim is daarmee een keuze van de werknemer. Hoe kun je dit bemiddelend gesprek goed doen? De training conflictvaardig leiderschap & coachen voor leidinggevenden en HR professionals past goed op de invulling van deze ontwikkelvraag.

Conflictvaardig leiderschap & coachen

NP Score 2019/2020: 9!

 

(Pre-)mediation

 Een registermediator is gegarandeerd neutraal en onafhankelijk, deze gedragsregels zijn onmiskenbaar vastgelegd. Mediation is daarmee in arbeidsconflicten bij o.a. verzuim, performance – en samenwerkingskwesties een effectieve maatregel die een goed verzuim- en conflictbeleid dient. Is de escalatie voelbaar en het woord conflict nog te bedreigend dan dient pre-mediation o.a. het doel om conflict gerelateerd verzuim tegen te gaan. De mediator wordt dan als neutrale derde preventief ingeschakeld om de dialoog weer op gang te krijgen tussen werkgever en werknemer. De mediator treedt dan op als onpartijdige bemiddelaar, waardoor betrokkenen de gelegenheid wordt gegeven op een informele manier te praten over het (dreigende) conflict. Hiermee appelleert het hebben en uitvoeren van conflictbeleid aan goed werkgeverschap én verlaag je de verzuimkosten.

 

Conflictadvies

Ruim 20 jaar heb ik als leidinggevende HR professional in de zakelijke dienstverlening en in verschillende sectoren en op meerdere organisatieniveau’s conflicten zien ontstaan en heb ik arbeidsconflicten, nu als arbeidsmediator succesvol begeleid. Dit door gerichte interventies gebaseerd op ook de praktijkervaringen in het bedrijfsleven. En door kennis over de mogelijke krachtvelden in het systeem van de sector. Dit alles in het belang van de werkgever én de werknemer; oplossingsgericht en toekomstbestendig.

Cliënten schrijven over mij dat ik oprecht geïnteresseerd ben en dien op het snijvlak van communicatie, psychologie en wetsorde. Pragmatisch link ik links door het exploreren naar bijvoorbeeld bedrijfscultuur, KPI’s, competenties, de organisatiegebonden kernwaarden en de identificatie met het soort werk dat de werknemer doet.

Het samenvoegen van mijn specialisaties arbeidsmediation, teammediation en familiemediation is van extra waarde voor een bedrijf dat in aanzienlijke mate wordt beheerd door een familie.


Wil je dossiers tegen het licht houden en advies krijgen over de kwestie en/of conflictmanagement?

Neem vrijblijvend contact met mij op: M. 06-27330652,

Diana Monsauret-Jurrius

Registermediator, Mediationbureau 2FM

Interim HRM, Respect 4Talent


 

Bronvermelding: NVAB, Skipr.

Arbeidsmediation – Arbeidsconflict – WWZ

Verstoorde arbeidsrelaties onder de WWZ.

Tekstbron: (deels) HoM.

Een mediationtraject kan voor de rechter het verschil maken, wanneer je een dossier hiermee aanvult. Het dossier over een verstoorde arbeidsverhouding moet het ontslag volledig kunnen dragen. De kantonrechter verwacht dat uit het dossier aannemelijk wordt dat de werkgever zich heeft ingespannen om de verstoorde relatie op te lossen, maar de verstoring onherstelbaar is en dat herplaatsing van de werknemer niet meer mogelijk is. Mediation is – ook volgens de kantonrechter – een adequaat middel om deze inspanningsverplichting na te komen.

Pas op met het weigeren van mediation

Stelt uw medewerker voor om het conflict met mediation op te lossen, wijs dan dat voorstel niet te makkelijk af. Dat kan u bij de rechter namelijk duur komen te staan. De rechter kan dat als reden zien om u weg te sturen. Dat betekent niet dat van uw organisatie wordt verlangd om tot in den treure de mediation voort te zetten. Op ieder moment kan de mediation door ieder van de betrokkenen worden beëindigd.

Het werkt trouwens ook andersom. Stelt u bijvoorbeeld in het geval van re-integratieperikelen uw medewerker voor om samen een mediator in te schakelen en weigert hij, dan kan dat in sommige gevallen zelfs betekenen dat hij zijn ontslagbescherming verliest.

Zet mediation zo snel mogelijk in

Wanneer uw bedrijfsarts of arbo-arts bemiddeling adviseert, schakel dan bij voorkeur meteen een MfN-Registermediator in. Hiermee voorkomt u dat het conflict verder escaleert. In de praktijk zie ik dat mediation door de werkgever pas wordt ingezet als het conflict te ver is geëscaleerd. Als partijen alleen nog maar hun gelijk willen halen, emoties niet aan de kant kunnen zetten en afspraken op verschillende wijze interpreteren, is de kans aanwezig dat mediation niet leidt tot herstel van de arbeidsrelatie. Alhoewel de communicatie soms nog kan worden hersteld is een gezamenlijke oplossing dan niet meer haalbaar. Zorg derhalve dat u een plan B achter de hand heeft en niet uitsluit dat een gang naar de rechter dan het beste alternatief is.

Conflictadvies

U kunt bij Mediationbureau 2FM terecht voor een analyse en advies over het conflict. Hiermee krijgt u inzicht of het conflict nog geschikt is voor mediation.

Gratis telefonisch advies

T. 0418 – 51 93 28 of M. 06-2733 0652

Conflictoplossingen bij werkgerelateerde kwesties

Conflict én verzuim.

Bij organisaties wordt mediation grotendeels toegepast bij conflicten én verzuim in een werkgerelateerde situatie. Na constatering door de bedrijfsarts dat het een arbeidsconflict betreft die gepaard gaat met heftige emoties, zal meestal een interventieperiode worden geadviseerd aan de werkgever. Echter, een interventieperiode is eerder uitzondering en geen regel! Als werkgever ben je niet verplicht dit advies aan te nemen. De bedrijfsarts zal dan met de werkgever in overleg gaan of een ander advies geven. Wel kan deze periode veel kansen voor alle betrokkenen betekenen.

In de praktijk levert de interventieperiode winst op, wanneer ook in die periode werknemer en werkgever samen actief in gesprek gaan over de conflictoplossing of wanneer de werknemer de kans krijgt tijdens die periode te leren hoe beter met conflicten om te gaan.

Conflictcoaching is dan een goede conflictoplosser. Essentieel is de vraag door wie de coaching uit te laten voeren? Een aantal belangrijke criteria bepalen of conflictcoaching door een interne coach kan worden uitgevoerd of dat een externe conflictcoach zoals een gespecialiseerde mediator ingezet dient te worden.

Ook de betrokken conflictpartij zoals bijv. de leidinggevende van de werknemer kan bij een interventieperiode zijn gebaat. Immers, het conflict heeft een nog grotere impact, wanneer je als leidinggevende toch al in een spreidstand staat ten aanzien van beleid, cultuur, doelstellingen, leiderschap, complexe systemen etc.. Soms is een leidinggevende gewrongen tussen tegenstrijdige verwachtingen vanuit verschillende hoeken. Vertrouwen wordt dan steeds meer het sleutelwoord in samenwerkingen. Een goed gesprek om hier over en weer meer inzichten in te geven en te krijgen, leidt dan vaak tot hernieuwde gecommitteerde samenwerkingen.

In deze fase kan het dus nodig zijn om snel te handelen en proactief een mediator als interventiedeskundige in te schakelen. Immers, hoe langer de kwestie voortduurt, hoe meer de kans dat partijen nog verder van elkaar afdrijven. Tussentijds dienen we stil te staan bij een aantal belangrijke perspectieven op conflict. Ook zal o.a. in de leefomgevingen van partijen meningen over het conflict worden gegeven, spelen er o.a. derde-belangen die ertoe kunnen leiden dat de conflictbeleving verhardt. Eenieder die de kwestie als conflict ervaart is immers al emotioneel uit balans en extra vatbaar voor negativiteit. Ik zie in de praktijk dat proactief handelen in een dergelijke situatie betekent dat je als werkgever instemt met een interventieperiode met behoud van loon, waarbij je stelt dat de conflictpartijen actief meewerken aan de conflictoplossing in die periode.

Ook dialoogbegeleiding kan in beider belang worden ingezet. De mediator als dialoogbegeleider begeleidt dan het gesprek onafhankelijk als neutrale derde. In deze functie kan de mediator als interventiedeskundige een vrijere rol aannemen. Ook is dialoogbegeleiding een optie wanneer de conflictpartijen zelf nog ruimte ervaren om samen over de kwestie te spreken én weerstand hebben tegen de inzet van een mediator. In de praktijk kan hier sprake van zijn indien mediation onterecht te veel wordt uitvergroot naar het juridische kader.

De essentie van mediation is gelegen dat men vooral blijft kijken naar de persoonlijke situatie van betrokken partijen. Er dient ruimte en aandacht te zijn voor de emotie. Onderliggende kwesties en onbekende belangen moeten ook op tafel komen om het conflict duurzaam op te lossen. Dialoogbegeleiding en conflictcoaching zijn eveneens voorbeelden van uitstekende conflictoplossers. Afspraken over de medewerking aan conflictoplossingen tijdens verzuim zijn vast te leggen in de individuele arbeidsovereenkomst, de algemene arbeidsvoorwaarden of uw verzuimprotocol. Voor de uitvoering is het van belang dat het gaat om een MfN geregistreerde onafhankelijke mediator. Het is uw zekerheid dat u samenwerkt met een mediator die kennis en vaardigheden op het gebied van mediation continu op peil houdt.

Wilt u weten welke methode(n) en de verankering daarvan binnen uw organisatie voor de voorkoming, aanpak of oplossing van uw conflict(en) het meest geschikt is? 2Forgive Mediation maakt graag een analyse om te onderzoeken wat de meest geschikte aanpak is.

Waarom 2Forgive Mediation?

Als zelfstandig MfN Registermediator en conflictcoach, gespecialiseerd in arbeids- en organisatie mediation, heeft u een korte en directe lijn met mij. Snel schakelen verkort de doorlooptijd van conflict én verzuim. Het is beter voor het welzijns- en het financiële aspect van arbeid. Met ruim 20 jaar ervaring in arbeid en organisatie, samenwerkingen en leiderschap kan 2Forgive Mediation een vaste waarde vormen voor uw organisatie.